6 bước trong quy trình tổ chức hội thảo thành công

Tất cả các hội thảo hay hội nghị đều có một quy trình thực hiện gần giống nhau và bắt buộc các bước ấy phải thực hiện theo tuần tự. Bài viết này,chúng tôi sẽ giúp bạn có một cái nhìn đầy đủ cũng như thấu đáo nhất về một quy trình tổ chức hội thảo.

 

1. Lên chủ đề cho chương trình tổ chức hội thảo

 

Chủ đề là bước đầu tiên trong quy trình tổ chức hội thảo của Nội dung của chương trình chính là linh hồn của chương trình đó, nó sẽ quyết định mục đích của việc tổ chức chương trình đó để làm gì. Nếu bạn muốn tổ chức một hội thảo dành cho những nhà phân phối thì có thể làm với chủ đề: Tri ân khách hàng. Hoặc, nếu bạn muốn làm hôi thảo cho những người khởi nghiệp thì có thể sử dụng chủ đề: Tạo lập quan hệ trong lĩnh vực kinh doanh.

 

Chọn chủ đề phù hợp với hội thảo

2. Làm việc với khách mời, diễn giả

 

Các bước tổ chức hội thảo thì không thể nào bỏ qua được bước này, bạn nên tiến hành làm việc với khách mời, bàn bạc với họ trước về nội dung của buổi nói chuyện, chia sẻ, thời gian mà họ có… Cần phải thống nhất thật chi tiết mọi vấn đề trước tránh tình trạng bể show vì không kiểm soát được thời gian.

 

Khách mời và diễn giả sẽ khiến sự kiện thành công hơn

 

Trong một số trường hợp khi diễn giả hay khách mời không kiểm soát được thì bạn cũng nên tiến hành nhắc khéo họ. Cũng cần phải sắp xếp việc đi lại và ăn uống nghỉ ngơi cho khách mời, diễn giả nhất là khi họ ở xa.

 

3. Tìm địa điểm tổ chức hội thảo phù hợp

 

Tùy vào mục đích của mình bạn có thể chọn một địa điểm phòng hội thảo phù hợp nhất. Chẳng hạn hội thảo với quy mô rất lớn thì  có thể tổ chức tại khách, trung tâm hội nghị Với những sự kiện nhỏ với số lượng người tham dự ít thì có thể tổ chức tại quán cà phê… Nên cân nhắc vào số lượng người cũng như khả năng tài chính để chọn được một không gian phù hợp nhất. Trixie - chuyên tổ chức sự kiện hội thảo tại Hà Nội là 1 trong những địa chỉ uy tín cho 1 sự kiện được tổ chức thành công.

 

4. Chuẩn bị những vật dụng cần thiết

Ngoài chuẩn bị những vật dụng cần thiết như ánh sáng, hội thảo cũng cần có chương trình ca nhạc nghỉ ngơi giữa giờ

Trong quy trình tổ chức hội thảo thì không thể nào bỏ qua bước chuẩn bị những vật dụng cần thiết để có thể hỗ trợ cho buổi hội thảo đó. Bạn nên hỏi diễn giả về điều này vì có thể trong buổi nói chuyện họ cần phải có một số đạo cụ để buổi nói chuyện thành công hơn.

 

5. Tiến hành truyền thông cho sự kiện hội thảo

 

Điều này là phải thực hiện khi mà đây là một buổi hội thảo thu phí hoặc cũng có thể là mở cửa tự do, bạn nhất định phải tổ chức truyền thông cũng như tuyên truyền để có được số lượng thành viên tham dự như mong muốn. Với những sự kiện với nguồn khách tham dự có sẵn thì bạn không cần phải đau đầu về vấn đề này.

Một số kênh truyền thông khá hiệu quả bạn có thể tham khảo như: mạng xã hội, báo chí, diễn đàn…

 

Tiến hành PR cho hội thảo

Xem thêm: Gợi ý địa điểm khách sạn tổ chức hội thảo tại Hà Nội

 

6. Quy trình đăng ký tham dự hội thảo

 

Bạn nên cân nhắc để tiến hành việc đăng kí sao cho phù hợp nhất cũng như cần phải yêu cầu trả tiền trước khi event diễn ra. Đa phần hiện nay mọi người thu phí theo hình thức chuyển khoản trước, trong trường hợp người tham dự muốn đến tận nơi đống tiền thì cần chuẩn bị người thu tiền.

 

Đây là 6 bước co bản và cũng là quan trọng nhất khi bắt đầu quy trình tổ chức hội thảo. Các bước trong quy trình này cần được tổ chức đồng nhất cũng như đầu tư cẩn thận thì hội thảo mới có thể thành công nhất.

 

Nguồn: trixie.com.vn