Hướng dẫn tạo bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Song hành cùng với việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện chính là bước xây dựng bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện. Dự trù kinh phí chính là một trong những khâu vô cùng quan trọng mà người phụ trách cần chuẩn bị. Thế nhưng có rất nhiều người chưa có kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện vẫn đang cảm thấy bỡ ngỡ khi bắt tay vào lên dự trù kinh phí. Nếu bạn cũng đang gặp phải những khó khăn như vậy thì bài viết sau đây sẽ hướng dẫn bạn cách tạo bảng dự trù kinh phí một cách căn bản nhất.

 

Nghiên cứu bản kế hoạch thật kỹ lưỡng trước khi lập dự trù kinh phí

 

 

Chương trình giải trí là phần không thể thiếu trong sự kiện

 

Để có thể dự toán chi tiết cho một sự kiện sau cho chính xác thì bạn cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng nội dung trong bản kế hoạch chuẩn bị. Sự kiện đó sẽ có những tiết mục gì, những hoạt động như thế nào, các nhân vật sẽ tham gia, địa điểm tổ chức, thời gian tổ chức… là những điều mà bạn cần quan tâm trước tiên khi lập bảng kế hoạch kinh phí. Tìm hiểu kỹ lưỡng những điều đó, bạn sẽ biết được mình cần làm gì và giá tổ chức sự kiện mà mình sắp tổ chức. Nếu bạn chủ quan không nghiên cứu thì rất có thể sẽ bỏ qua một số hạng mục và ngân sách chi cho hạng mục này. Điều đó sẽ dẫn đến khá nhiều rắc rối khi sự kiện diễn ra thực tế.

 

 

Bảng báo giá dự trù kinh phí tổ chức sự kiện đầy đủ nhất 2018

 

Sau khi bạn đã nghiên cứu kỹ lưỡng bản kế hoạch để đưa ra những đánh giá ban đầu về chi phí tổ chức sự kiện thì tiếp theo bạn nên lập một bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện đầy đủ và chi tiết nhất. Bạn hãy liệt kê các danh mục, các dịch vụ và công cụ cần thiết để tổ chức event, về số lượng chi tiết, công cụ và chi phí một cách đầy đủ nhất của chúng. Để có thể có được số liệu chính xác và chi tiết thì bạn nên đến các cửa hàng, các dịch vụ, các cơ sở cung cấp trang thiết bị để xin bảng báo giá và lựa chọn những sản phẩm sao cho phù hợp nhất.

 Khi làm một bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, ngoài chi phí quản lý, phí thu nhập cá nhân thì việc dự trù kinh phí cho những khoản khó đoán biết sẽ dao động khoảng từ 10 đến 20 % tổng chi phí cho một chương trình.

 

 

Cần có sự giao động về chi phí cho chương trình

 

Các yếu tố cần lưu ý khi lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

 

Như chúng ta đã biết, sự kiện càng nhiều hạng mục, hoạt động thì khả năng phát sinh các chi phí do các rủi ro, rắc rối càng cao. Hơn thế nữa, nếu một sự kiện diễn ra hoàn hảo đúng theo kế hoạch 100 % là điều hoàn toàn không thể. Vậy nên việc chuẩn bị chi phí cho các tai nạn, các rủi ro là điều vô cùng quan trọng và cần thiết để chúng ta có thể chủ động khắc phục và tạo ra sự kiện thành công tốt đẹp.

Một điều vô cùng quan trọng mà chúng tôi muốn lưu ý đến với các bạn đó là bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện còn cần có một mục riêng cho việc phát sinh những khoản rủi ro.

Ví dụ như bạn tổ chức một sự kiện ở ngoài trời, bạn cần phải tính đến các biện pháp dự phòng như chuẩn bị ghế, phông bạt đề phòng thời tiết xấu đặc biệt là trời mưa hoặc đổ gãy nhà bạt.

 

 

Nên sự trù kinh phí ăn uống trong sự kiện

 

Với tất cả những gì chúng tôi đã liệt kê ở trên thì bạn hoàn toàn có thể tạo ra một bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện đầy đủ và chi tiết nhất. Nó sẽ là cơ sở để bạn báo giá tổ chức sự kiện cho các đơn vị tham gia và tạo ra một event hoàn hảo.

 

Xem thêm: Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện chuẩn từ A – Z