Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện chuẩn từ A – Z

Nếu lần đầu tổ chức một sự kiện, chắc hẳn bạn sẽ băn khoăn với những câu hỏi như: cách tổ chức sự kiện như thế nào, cách lên kế hoạch cho sự kiện ra sao. Bước lên kế hoạch thực sự là một khâu vô cùng quan trọng khi nó đặt những viên gạch đầu tiên cho sự kiện của bạn và sự kiện có thành công hay không phụ thuộc phần lớn vào bản kế hoạch đó. Nếu như bạn chưa từng lập kế hoạch tổ chức sự kiện lần nào thì đừng lo, sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện từ A-Z

 

Xác định mục tiêu cho sự kiện đó

 

 

Người tham gia gồm những ai?

 

Mỗi một sự kiện được tổ chức đều có một mục đích riêng. Xác định mục đích tổ chức sự kiện để làm gì? Để giới thiệu sản phẩm hay truyền thông về một thông tin nào đó tới cộng đồng hay một nhóm người… Khi xác định được mục đích nếu có thể cụ thể bằng những con số thì càng tốt, bạn sẽ có thể đánh giá về sự thành công của sự kiện đó sau khi sự kiện đó kết thúc.

 

Xác định đối tượng tham gia sự kiện

 

 

Người tham gia gồm những ai?

 

Trong các bước tổ chức sự kiện thì không thể nào bỏ qua được bước xác định đối tượng tham gia. Đối tượng tham gia một sự kiện có thể bao gồm nhiều thành phần khác nhau, nhiều nhóm đối tượng tham dự.

Trong đó, các đối tượng tham gia nhân sự phải kể đến như: MC, PG, PB, nhóm nghệ thuật. Nhóm đối tượng khách mời cần phải gửi thư mời trước khi sự kiện diễn ra trước 1 – 2 tuần để mọi người có thể sắp xếp thời gian. Trước 1 – 2 ngày khi sự kiện diễn ra thì cần phải gọi điện thông báo xác nhận phản hồi khách hàng có tham gia được hay không để chốt danh sách cuối cùng.

 

Xây dựng thông điệp của sự kiện

 

 

Để hiểu cách tổ chức sự kiện cần hiểu thông điệp cho sự kiện

 

Trong bất cứ sự kiện và cách tổ chức sự kiện nào thì việc truyền thông điệp cũng vô cùng trọng. Nó được đánh giá là điểm nhấn đặc biệt để có thể truyền tải thông điệp một cách nhanh chóng và dễ nhớ. Nguyên tắc là phải giữ được chủ đề muốn truyền tải cũng như nếu có thể tận dụng vào các dịp lễ Tết hay ngày kỉ niệm thì chắc chắn việc truyền tải sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn rất nhiều.

 

Xác định thời gian cũng như địa điểm tổ chức sự kiện

 

Sau khi đã xác định được mục đích của sự kiện cũng như thông điệp thì người đảm nhiệm vai trò tổ chức sự kiện cần phải xác định được thời gian cũng như địa điểm để tổ chức sao cho cách tổ chức sự kiện trở nên hiệu quả nhất.

 

Xây dựng một chương trình tổ chức sự kiện thật chi tiết

 

Dựa vào tất cả các dữ liệu đã xác định ở trên và mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện thì người thực hiện sẽ xây dựng một chương trình tổ chức sự kiện để hướng tới đúng đối tượng và thực hiện được mục tiêu đề ra. Truyền tải đúng thông điệp mà doanh nghiệp hướng đến ngay từ đầu.

 Đối với nội dung chương trình thì cần phải cân nhắc các hạng mục lớn nhỏ từ: thi công trang trí, sắp xếp thiết bị âm thanh, ánh sáng… Tất cả mọi thứ nên được chỉn chu và làm từng bước có kế hoạch.

 

 

Lên kế hoạch cho chương trình

 

 Phân tích nguồn ngân sách

 

Bạn nên nắm được ngân sách cụ thể của bạn là bao nhiêu để có thể cân đối và tri trả cho các hạng mục. Ngân sách sẽ là các mục riêng trong hợp đồng nếu như bạn kí kết với các công ty chuyên tổ chức sự kiện; nên đàm phám cũng như thương lượng để có được mức giá tốt và hợp lý nhất.

 

 

 Phân tích nguồn ngân sách

 

Nếu thực hiện cách tổ chức sự kiện trên một cách cân nhắc và chặt chẽ thì chắc chắn bạn sẽ có một buổi tổ chức sự kiện vô cùng thành công.

 

Xem thêm: Hướng dẫn tạo bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện