Tổ chức sự kiện là gì? Tầm quan trọng của tổ chức sự kiện

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay nhu cầu kết nối của các doanh nghiệp cũng như nhu cầu quảng bá và phát triển thương hiệu là vô cùng quan trọng. Có rất nhiều cách khác nhau để khách hàng hay các đối tác tiềm năng cơ thể biết tới công ty, doanh nghiệp của bạn nhiều hơn, ấn tượng hơn, sâu sắc hơn nhờ vào những buổi tổ chức sự kiện ấn tượng.

 

Tổ chức sự kiện (event) đơn giản như hội nghị khách hàng hay ra mắt các sản phẩm mới, tổ chức các hội nghị triển lãm… để quảng bá hình ảnh của mình với đối tác một cách tinh tế và khéo léo nhất. Nếu biết cách chọn một phương án truyền thông tinh tế và hiệu quả thì chắc chắn mục đích mà các doanh nghiệp đạt được sẽ vô cùng ấn tượng và tuyệt vời.

 

Lựa chọn phương án tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để mang đến những kết quả tuyệt vời

 

1. Khái niệm về tổ chức sự kiện

 

Tổ chức sự kiện chính là một kênh truyền thông với mức chi phí bỏ ra khá cao nhưng được sử dụng khá phổ biến tại nước ta hiện nay bởi hiệu quả vượt trội mà nó mang lại thì không thể nào sánh bằng. Tổ chức sự kiện có thể là các hội nghị hội thảo hoặc đơn giản là các buổi tọa đàm… Nó sẽ giúp quảng bá hình ảnh cũng như thương hiệu sản phẩm mới của công ty tới khách hàng và các đối các doanh nghiệp thông qua một đơn vị tổ chức.

 

Tổ chức sự kiện là phương án truyền thống cực hữu hiệu

 

Hiểu một cách đơn giản, bạn có thể tổ chức một buổi ra mắt sản phẩm và mời các khách hàng cũng như các đối tác tiềm năng tới tham dự. Trong buổi hội thảo này, sẽ có lời phát biểu cảm ơn từ phía công ty của bạn đồng thời giới thiệu tới quý khách hàng những sản phẩm mà bên bạn sắp tung ra thị trường. Nó giống như một mũi tên trúng hai đích vừa củng cố được lòng tin của quý khách hàng đồng thời có thể giới thiệu được những sản phẩm mới chuẩn bị tới tay khách hàng. Đây cũng được đánh giá là một phương pháp thông minh, an toàn, hiệu quả mặc dù có đôi chút tốn kém.

 

2. Vai trò của tổ chức sự kiện

 

Có thể nói, tổ chức sự kiện là một trong rất nhiều chiến dịch truyền thông của công ty hay bất cứ một doanh nghiệp nào. Đây chính là một cơ hội để các doanh nghiệp có thể tiếp xúc cũng như giao lưu với khách hàng và đối tác; giúp gia tăng mối quan hệ một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vậy nên so sánh với các kênh truyền thông khác thì đây chính là phương pháp giúp doanh nghiệp được phổ biến rộng rãi hơn rất nhiều.

 

Củng cố đồng thời phát triển thương hiệu của doanh nghiệp

 

Có thể nói, vai trò đầu tiên của việc tổ chức sự kiện chính làm giúp cho công ty hoặc doanh nghiệp có thể củng cố và phát triển thương hiệu của mình. Sự kiện được đánh giá là một kênh rất quan trọng trong việc quảng bá sản phẩm cũng như dịch vụ của các doanh nghiệp trên một diện rộng. Nó có khả năng tiếp xúc trực tiếp đối với nhiều đối tượng khách hàng khác nhau. Thông qua quy mô của hội tổ chức sự kiện, doanh nghiệp hoàn toàn có thể giúp cho nhiều người cùng một lúc tiếp xúc với sản phẩm cũng như các dịch vụ của doanh nghiệp và giúp gia tăng thương hiệu cũng như uy tín doanh nghiệp đó trên thị trường.

 

 

Tổ chức sự kiện giúp phát triển thương hiệu của doanh nghiệp

 

Tạo ấn tượng tốt đẹp với khách hàng

 

Khi đến với bất cứ một sự kiện nào khách hàng sẽ có dịp được trải nghiệm cũng như tiếp xúc trực tiếp với các sản phẩm và dịch vụ đến từ công ty đó. So với việc chỉ xuất hiện trên truyền hình hay trên các báo mạng, các phương tiện thông tin đại chúng thì nay khách hàng vừa: “mắt thấy, tai nghe, tay sờ” để cảm nhận sản phẩm cũng như có nhận xét chính xác nhất về doanh nghiệp. Vậy nên tuyệt đối không nên bỏ lỡ cơ hội này để có thể ghi điểm tốt nhất trong mắt khách hàng.

 

 

Tổ chức sự kiện giúp doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng của mình

 

Tìm kiếm được đối tượng khách hàng tiềm năng

 

Hiển nhiên rằng, sẽ có rất nhiều khách hàng chưa hề được tiếp cận với sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp bạn; vậy nên thông qua các sự kiện sẽ là một dịp vô cùng tuyệt vời để họ có thể có những trải nghiệm đối với sản phẩm. Đây cũng là một cách để doanh nghiệp có thể có được những khách hàng tiềm năng đồng thời khách hàng có cơ hội sử dụng những dịch vụ mới chất lượng.

 

Điểm nhấn trong chiến dịch marketing của công ty

 

Công ty bạn chưa biết làm thế nào để marketing cho sản phẩm một cách hiệu quả nhất? Với các phương pháp quảng cáo thông thường đã làm bao nhiêu năm nay nhưng có vẻ vẫn chưa hiệu quả thì chắc chắn tổ chức sự kiện sẽ là một điểm nhấn vô cùng ấn tượng và mang lại những kết quả tích cực mà đôi khi bạn không thể ngờ. Đây được đánh giá là một hình thức marketing độc đáo và khác biệt vì nó giúp cho người tham dự sẽ có được những trải nghiệm thực tế với chính những sản phẩm mà công ty cung cấp. Từ đây khách hàng sẽ được củng cố niềm tin cũng như tin tưởng vào doanh nghiệp và sản phẩm của bạn hơn.

 

 

Đừng quên việc tổ chức sự kiện cho các chiến dịch marketing của công ty

 

3. Quy trình tổ chức sự kiện

 

Để có một buổi tổ chức sự kiện thành công thì bắt buộc phải tiến hành theo một quy trình nhất định và quy trình đó gồm những bước sau đây.

 

Nhận thông tin từ khách hàng hoặc cấp trên.

 

Người làm sự kiện hoặc công ty làm sự kiện sẽ nhận yêu cầu từ khách hàng hoặc cấp trên để có thể xác định rõ được mình cần phải làm những gì và tổ chức sự kiện ra làm sao. Bản thân người làm tổ chức sự kiện phải trả lời được các câu hỏi:

• Loại hình sự kiện sắp tổ chức là gì?
• Mục tiêu khi tổ chức sự kiện là gì?
• Đối tượng tham dự là những ai?
• Có bao nhiêu khách mời tham dự?
• Địa chỉ tổ chức ở đâu?
• Ngân sách để tổ chức sự kiện là bao nhiêu?

Lên các ý tưởng thực hiện thông thường thì trong giai đoạn này ban tổ chức sẽ phải tập hợp một nhóm để cùng tìm kiếm các ý tưởng tốt nhất, chất lượng nhất. Trong quá trình đó thì cũng cần nêu rõ và hiểu về sản phẩm cũng như dịch vụ mà công ty yêu cầu tổ chức. Sau khi tất cả cùng thống nhất được quan điểm thì phía ban tổ chức sự kiện sẽ có một văn bản thống nhất gửi tới quý công ty có nhu cầu tổ chức sự kiện. Bao gồm nội dung, báo giá, ý tưởng... với các công ty hay đơn vị chuyên tổ chức sự kiện khác nhau thì sẽ có mức chênh lệch về giá cả cũng như ý tưởng khác nhau.

 

 

Đừng bao giờ quên chuẩn bị cho mình quy trình tổ chức sự kiện thật tốt trước khi thực hiện

 

Mặc định vấn đề tổ chức sự kiện

 

Có thể nói đây chính là một quá trình mà tổ chức sự kiện sẽ hình thành trước các vấn đề và nội sự kiện. Những công việc cần phải làm như dàn dựng, trang trí, chọn địa điểm tổ, chức tổng duyệt chương trình... bắt buộc phải làm việc khoa học. Sẽ có những bảng phân công công việc với từng đối tượng chịu trách nhiệm về công việc cũng như thời hạn hoàn thành.

Thực hiện kế hoạch có kiểm soát

 

Đây là giai đoạn đơn vị tổ chức sự kiện sẽ tiến hành thực hiện các công việc đã đề ra từ trước dưới sự kiểm soát của các trưởng bộ phận.

 

Tiến hành tổ chức sự kiện và theo dõi sự kiện đó

 

Theo sự phân công của trước thì các bộ trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Khi có bất cứ một phát sinh nào thì tất cả mọi người sẽ cùng phối hợp và giải quyết một cách nhanh chóng không ảnh hưởng tới sự kiện đang diễn ra.

 

 

Tiến hành tổ chức sự kiện chính là bước quyết định sự thành công của quy trình tổ chức sự kiện

 

Kết thúc sự kiện chuyển đổi đọc về kho

 

Đây là giai đoạn đơn vị tổ chức sẽ tiến hành dọn dẹp cũng như chuyển chúng thiết bị về kho, thanh toán hợp đồng với nhà cung cấp.

 

Họp rút kinh nghiệm

 

Thông thường thì sau khi kết thúc tổ chức sự kiện thì các bộ phận sẽ tổng kết công nhận báo cáo đánh giá về sự kiện của công ty. Lúc này thì công ty sẽ thanh toán thù lao cho nhân sự của sự kiện. Đồng thời quyết toán các chi phí cho các bên liên quan, các hạng mục chi phí phát sinh hoặc thêm bớt.

Tổng kết những vấn đề đã hoàn thành tốt cũng như chưa hoàn thành. Lên bảng đo lường hiệu quả của buổi tổ chức sự kiện đó: bao nhiêu người tham dự, bao nhiêu người mua hàng hay phản hồi của quý khách hàng như thế nào và rút kinh nghiệm để những lần tổ chức sự kiện sau sẽ thành công hơn tốt đẹp hơn.... Vậy nên, một phần thành công rất lớn của thực sự kiện sẽ phụ thuộc và đơn vị tổ chức sự kiện đó. Vì vậy điều quan trọng chính là chọn được một đơn vị tổ chức sự kiện chất lượng đảm bảo sự thành công của sự kiện.

 

4. Trixie - nơi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp ở Hà Nội

 

Bạn đang băn khoăn tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín? Bạn quá mệt mỏi khi không biết nên chọn địa chỉ nào để buổi event của mình thành công? Bạn muốn tổ chức một sự kiện trong khoảng 100 tới 500 người?.... Vậy thì tuyệt đối đừng bỏ qua Trixie một địa điểm tổ chức sự kiện tuyệt vời tại Hà Nội.

 

 

Địa điểm tổ chức sự kiện Trixie Cafe 165 Thái Hà

 

Không gian rộng rãi thoải mái

 

Trixie được đánh giá là nơi có không gian rộng rãi, gần gũi với thiên nhiên và có thể làm hài lòng những khách hàng khó tính nhất. Bạn hoàn toàn có thể tổ chức các buổi hội nghị, hội thảo, tri ân khách hàng ....

Một yếu tố giúp cho buổi tổ chức sự kiện thành công một phần rất lớn phụ thuộc vào không gian của sự kiện đó. Khi con người ngày càng muốn sống gần gũi và chan hòa với thiên nhiên thì một không gian vừa chuyên nghiệp lại gần gũi với thiên nhiên luôn là tiêu chí được nhiều người chọn lựa. Không chỉ vậy Trixie lại tọa lạc trên một con phố sầm uất và dễ tìm đó là 165 Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội. Tại đây, khách hàng sẽ vô cùng dễ dàng trong việc tìm kiếm cũng như di chuyển.

 

 

Không gian tổ chức sự kiện tại Trixie cafe 165 Thái Hà

 

Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội

 

Ở thời điểm hiện tại Trixie đã tổ chức thành công hàng trăm sự kiện, hội thảo, talkshow... và được đánh giá là một đơn vị tổ chức sự kiện chất lượng trên địa bàn Hà Nội. Bạn chẳng cần phải băn khoăn hay bận tâm đến bất cứ vấn đề gì khi đến với Trixie. Chỉ cần nêu rõ ý tưởng hay mong muốn chắc chắn bạn sẽ có một sự kiện thành công hơn cả mong đợi.

 

 

Trixie là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với nhiều loại sự kiện khác nhau

 

Trong một xu hướng mới, khi mà marketing hướng tới việc tiếp cận khách hàng trực tiếp nhiều hơn thì chắc chắn tổ chức sự kiện sẽ còn được nhiều doanh nghiệp yêu thích hoặc chọn lựa hơn nữa. Tuy nhiên để một buổi tổ chức sự kiện thành công thì việc chọn lựa đơn vị tổ chức cũng như địa điểm là vô cùng quan trọng. Chính vì thế bạn nên cân nhắc thật kỹ yếu tố này để có thể giúp cho việc tổ chức sự kiện tại Hà Nội của mình tiếp cận được đối tượng khách hàng cũng như thành công hơn những gì bạn mong đợi.

 

TRIXIE Cafe & Lounge - Bringer Of Joy

✪ Address: 165 Thái Hà - Hà Nội

✆ Hotline: 0977.165.165 - 0888.165.165

＠ Website: https://trixie.com.vn/

ⓕ Facebook: fb.com/trixie.cafe.lounge

回 Instagram: instagram.com/trixie.cafe.lounge

► Youtube: youtube.com/TrixieCafeLounge165ThaiHa